insurance, some plans do not cover physical exams or routine lab work. Please check your policy to determine coverage for physical exams and screening lab work. 
Medicare does not cover routine physical exams though I still recommend them. If you have ongoing health issues such as diabetes, arthritis, or high blood pressure, Medicare will pay the portion of the exam relating to your medical problem. You will then be billed for the balance of the exam. Depending on how many ongoing health issues that you have and the complexity of the visit, the out of pocket cost may range from $30 to $100. We will be happy to work out a payment plan if this would be helpful. Medicare does pay for routine gynecologic exams every other year. My staff will ask that you sign a paper indicating that this has been explained to you. Please let us know if you have any questions. 
Effective January 1, 2005, Medicare will now cover one initial physical exam for all NEW enrollees. To qualify, your Medicare coverage must have begun on 1/1/05 or later. The one­time physical MUST be performed within six months of your enrollment date. 
Policies

Anthony V. Williams, MD, FACP 266 Fisher Rd., Suite 2 Berlin, VT 05602 Phone: 229­1703 Fax: 229­1704 email address: anthony.williams©hitchcock.org 
My staff and I are pleased to be a part of your health care team. In order to serve you better, I would like to explain my office policies. Please ask Lori or Dr. Williams if you have questions or comments. 
Office Hours: 
The office is open from 9am to noon, and 1 to 5 pm every weekday except Thursday. Dr. Roger Kellogg generally covers my practice on Thursdays (7am Thursday to 7 am Friday). His phone number is 229­0010. There is a doctor on call for my prac­tice 24 hours daily, 7 days per week; for urgent problems during non­business hours, please call the office to find out who is on call. For emergencies, please call 911. 
Appointments: 
We make every effort to run on time, but urgent problems do occur. If you are running on a tight schedule, please let us know. If you have more than one medical problem to be addressed, please let us know so extra time can be scheduled. When you come in for an appointment, please arrive 10 minutes early if you have new information such as a new address, phone number, or insurance coverage. Please be sure that we have your current correct insurance information. If your insurance has a copay, it is due at the time of service. A fee of $10 will be charged if the copay is not paid at the time of service. In addition, $15 may be charged to you (not insurance) if you do not show up for an appointment, or do not call to cancel within 24 hours before an appointment. 


Email: 
We offer email communication to those patients who want to communicate about non­urgent problems, i.e. prescriptions, referrals, billing problems, blood pressure or sugar results. Please let us know if you would like to use this service. The email will be checked at least twice daily during business hours, and we will send an auto­matic reply if Dr. Williams is on vacation. 

Prescriptions: 
Please let Dr. Williams know during your office visit if you will need refills before your next visit. Otherwise, please allow one business day’s advance notice for refills. For mail order prescriptions, please allow 7 days advance notice. Patients receiving chronic opiates will be asked to sign and abide by a pain contract. If the contract is broken, you will be asked to leave the practice and find another physician. 

Referrals: 
It is your responsibility to know the requirements of your insurance plan. If you need a preauthorization or referral for a test or further medical care, please notify us BEFORE the test or visit. We cannot do retroactive referrals. Please provide us adequate time (one week if possible) to process your request., especially if the specialist you are seeing is out of your plan’s network of participating providers. Remember to document names, dates, and times when you communicate with your insurance company. 

Financial Responsibility: 
If you have insurance, you will not be billed until we have heard from the insur­ance company. By state law, insurance companies must process a claim within 45 days of receipt. If two months have passed and your insurance company has not processed your claim, we will transfer the balance to you. You will be asked to pay for your care while you pursue the issue with your company. We will refund you promptly once your company pays the late claim. If you do not have insurance, we ask that you pay for your care at the time of service. If you are having significant financial difficulty, please let us know. We are sensitive to these issues, but ask that you communicate with us. 
A $15 fee will be assessed to you (not insurance company) for forms that need to be filled out, i.e. handicapped license application, disability forms for insurance companies. 

Lab/X­ray results: 
You will be notified of your results usually within one week of the test. If you have not heard from us regarding your test after one week, please contact the office. If you would like health information shared with a family member or friend, please sign our release of information form. 

Abuse: 
We have a zero tolerance policy regarding abuse in this office. Patients who sexually harass or are verbally abusive to any of the staff will be discharged from the practice. 

Privacy: 
Maintaining privacy is of utmost concern to us. You will be asked to sign the HIPPA privacy policy we have in place. 

Physical exams: 
I recommend regular physical exams for all patients. For patients with private